一份20页的汇报PPT，平均每页142字，最小字号14号。放映时后排看不清，讲的人念页面，听的人低头看手机。改版后每页不超过40字，字号不小于20号，汇报时间从35分钟降到18分钟。
5步改版法。步骤1：给每页写1句判断，不超过20字，例如“审批从5步减到3步”。步骤2：删掉与这句判断无关的文字，通常能删40%。步骤3：把并列项改成1张表或1个图，表不超过4列。步骤4：数字放大到24号以上，单位跟在数字后。步骤5：每页只留1个需要听众做的动作，例如“确认口径”“选择方案”。
对比两页。原页标题“关于流程优化相关情况的汇报”，正文6条、共130字。改后标题“审批5步减为3步，每单省1.5天”，正文3行：现状5步、改后3步、影响每单1.5天。字数从130降到38，信息更清楚。
案例：一份预算汇报从18页压到9页。做法是把6页背景合并成1页时间线，把4页数据表合并成1张对比图，把3页方案合并成1页“A/B/C对比表”。页数减少一半，决策时间从40分钟降到15分钟。
常见错误有4个。错误一：把讲稿全文贴到页面。错误二：一页放3个以上中心。错误三：用颜色区分但没有图例。错误四：数字保留2位小数且单位不统一。改版时先删形容词，再删重复背景，最后才调格式。
讲的时候也要配合。每页停留不超过90秒，先读标题判断，再指1个数字，最后说需要听众做什么。页面是提示，不是提词器。讲稿另存1页备注，每页不超过3句。
改完后做1次投影测试：站在3米外看每页，能否在5秒内读到标题和1个数字。读不到就继续放大或删减。PPT的目标是帮助听众做判断，不是保存所有信息。
