说清楚一件事的前提是自己先想清楚。动笔前用一句话写下核心观点，写不出来说明还没想明白。这句话就是文章的主心骨，后面所有内容都围绕它展开。
按读者认知顺序组织内容，而不是按你的工作顺序。你习惯按时间线写，读者却可能更关心结果和影响。站在读者的角度排布信息，理解成本会低很多。
一段只讲一个意思。段落之间用逻辑连接，比如“因此”“但是”“具体来说”。读者跟着连接词走，就能顺畅地理解你的思路，不会中途迷路。
多用具体例子。抽象的道理讲三遍，不如一个例子讲一遍。例子要贴近读者的经验范围，最好是他们工作生活中真实遇到过的场景。
写完后做一次“复述测试”：请同事看完后用自己的话复述一遍。如果复述的内容和你想表达的一致，说明写清楚了；如果偏差很大，回去改。
