统计过自己半年发出的217封工作邮件，收到回复的142封，回复率65%。复盘后发现有6个错误反复出现，改掉其中第2个之后，回复率升到78%。这6个错误都不涉及文笔，全是结构问题。
错误1：标题太笼统。「关于项目的事」这种标题，收件人要在收件箱里点开才知道什么事。改成「XX项目：需要你确认预算，周三前」,标题里带事项、动作、时间。
错误2：第一段不写来意。很多人开头写「你好，最近忙吗」，铺垫三行才说正事。收件人扫一眼没看到要他干什么，就搁置了。正确做法是第一句就写：「这封邮件需要你做一件事：确认附件报价，周四18点前回复。」回复率提升主要来自这一条。
错误3：一件事发一封，一天发5封给同一个人。对方烦，你也累。合并成一封，用编号列清楚：1）确认报价；2）选会议时间；3）补充上次的数据。每个编号后面跟截止时间。
错误4：附件命名随意。「新建文档(3).docx」谁也不知道是什么。命名规则用「日期加事项加版本」，比如「20240612-报价单-v2」。附件超过2个，正文里列清单说明每个附件是什么。
错误5：抄送一堆人。抄送超过5个人，等于没有人负责。只抄送需要知情的人，正文里写清楚「主送谁、抄送谁、谁需要回复」。常见错误是把领导抄送在最后，领导不知道要不要表态。
错误6：结尾没有下一步。结尾写「谢谢」就结束了，对方不知道接下来谁做什么。改成「我周三下午会跟进，如你提前确认请直接回复本邮件」。给一个默认动作和时间点。
对比一下：修改前的一封邮件平均4段、180字，来意在第3行；修改后平均3段、120字，来意在第1行。字数少了三分之一，回复率反而高了。
还有一个细节：重要邮件在发送前读一遍第一段，问自己「对方看完这一段知道要做什么吗」。不知道就重写第一段，其他部分不用动。
