汇报最怕两种结局：领导听完问“所以呢”，或者听完说“再想想”。“再想想”往往不是方案不好，是信息没给够，领导没法判断。我总结了一个5句话结构，专门用于需要拍板的汇报。
第1句，现状一句话。“目前项目进度落后计划10天。”不带情绪，不带解释，先给事实。很多人第一句就解释原因，听的人还没搞清楚发生了什么，解释都是噪音。
第2句，影响一句话。“按当前节奏，原定11月15日的上线要推迟到11月底，影响双十二的准备窗口。”把后果说清楚，领导才知道这事急不急。影响要具体到时间、金额或客户，笼统的“影响很大”没有决策价值。
第3句，原因一句话，最多两个。“主要卡在接口联调，对方团队本周只有1人能配合。”原因超过两个，说明还没想清楚主次。挑最关键的讲，其余放补充材料。
第4句，方案给选项，2到3个，每个带代价。“方案A加派2人支援，成本增加1.2万，能抢回7天；方案B砍掉两个非核心功能，按期上线，但下期要补。”只给一个方案叫请示，给两个以上才叫决策。每个选项必须写代价，不写代价的选项是耍流氓。
第5句，给建议和时间点。“我建议A，今天下班前定，明天就能调人。”有建议、有理由、有截止时间。领导可以不同意，但至少有一个明确的对照项。
五句话说完大约90秒，剩下的时间留给提问。提问环节有个技巧：领导问哪个点，就展开哪个点，别借机把准备好的全套内容倒出来。问什么答什么，答完停住。
常见错误有三个。一是把五句话讲成五个段落，每段展开三分钟，结构失效；二是方案只给一个，逼领导二选一（同意或否决），决策压力全在对方；三是没有时间点，汇报完事情悬着，下周还在原地。
这套结构也适用于书面汇报，五句话就是五个小标题，每部分控制在100字内。书面版可以多给一页数据附件，但正文必须能独立看懂。
最后一条经验：汇报前把这五句话写在纸上，念一遍，计时。超过2分钟就删，删到90秒为止。能90秒说清的事，别用10分钟。
