很多人写周记能写800字，写工作文档却憋2小时。差别不在天赋，在是否有可重复的流程。下面给一套5步法，配合3周练习计划，每天投入30分钟即可。
第1步，定一句话主旨。动笔前在纸上写'这篇要让谁做什么'，不超过25字。例：'让主管批准追加2万元测试预算。'写不出这句，说明还没想清，先别打开文档。常见错误是先写标题再想内容，结果写到一半跑题。
第2步，列骨架。用编号列3至5个要点，每点一行，不超过15字。骨架阶段不写完整句，避免被措辞卡住。某次写3000字方案，骨架只花8分钟，成稿却省了1小时，因为不用边写边想结构。
第3步，一段一个意思。每段开头用短句点明，段内给1个细节：数字、时间、地点或步骤编号。反例是一段塞进背景、问题、方案三件事，读者找不到重点。正例：'成本涨了12%。6月采购单显示，包装材料从每件3.2元涨到3.6元。'两句说完，干净。
第4步，删。完稿后放2小时再读，按三条删：删形容词、删重复、删'进行''方面''相关'这类空词。1000字初稿通常能删到750字，信息量不变。对比过同一篇稿，删前阅读完成率38%，删后61%。
第5步，读出声。默读会漏掉拗口句，出声读能发现超过40字的长句和重复用词。每次读2分钟，标记卡壳处，改短或拆句。这个动作花时间最少，效果最直接。
3周计划这样排：第1周每天写150字，只练一句话主旨和骨架，题材用当天工作；第2周每天写300字，强制每段带1个数字，写完删一遍；第3周每天写500字，加入开头和结尾，结尾只写下一步动作和时间。周末各复盘1次，对比上周稿子，标出改动的3处。
两个常见误区。一，等有灵感再写，实际写作是体力活，定点坐下比等状态可靠；二，一次追求完美，改到第5遍仍不满意。设上限：初稿30分钟，修改2轮，每轮15分钟，时间到就交。交付比完美更能带来反馈，反馈才是进步来源。
写作技巧说到底是三件事：想清一句主旨、给出具体细节、删掉多余的字。三周练下来，流水账会变成能直接交的稿子。
