我们公司周会每人限时3分钟，我最初每次都超时，被主持人打断过两次。后来我自己练了个「1分钟表达法」，现在基本能在60到80秒讲完，还讲得清楚。方法拆成四块。
第一块，先给结论，一句话。比如「本周A项目要延期3天，原因是模具返工」。不要说「我简单汇报一下本周工作」，那是浪费对方10秒。结论句最好带一个数字，让人立刻抓住量级。
第二块，给两条支撑，不超过两条。人的短时记忆一次能装3到4个信息块，你给五条，对方一条都记不住。我一般说「两个原因」，然后各用一句话，每条控制在20字以内。
第三块，给一个明确的请求或下一步。是请人拍板、请人协调，还是只需要知会，说清楚。我常用的句式是「需要您确认的是X，今天下班前给我就行」。没有请求的汇报，等于没汇报。
第四块，留一个钩子。如果对方可能追问，提前准备一句「细节我整理成了一页纸，会后发您」。这样既不占会议时间，又显得有准备。
反面案例也有。我同事小周，有次讲了4分半，从背景讲到行业趋势，最后大家问他「所以你要我们做什么」，他说「就是同步一下」。这种汇报，开一次会浪费6个人各5分钟，合计半小时。
三个常见错误。错误1：按时间顺序讲流水账，「周一我做了什么，周二我做了什么」。错误2：铺垫太长，「这个事情说来话长」。错误3：用「可能」「大概」「应该是」这类词，显得没底，别人也不敢信。
练习方法很简单。每次开会前，把要说的话写在便签上，限60字，然后掐表念一遍。超时就删。我练了大概3周，从平均2分40秒降到1分10秒。表达短不是信息少，是废话少。
