周三下午4点接到通知，周五上午9点要向分管领导汇报季度进展。手头只有散落在微信群里的17条记录、3张Excel表和一份去年同期的旧稿。很多人这时候会打开空白文档硬写，结果两小时过去只憋出个标题。先别写，先选结构。
第一种是「结论先行式」，适合领导只给你10分钟的场景。第1段写清三件事：完成了什么、差多少、要什么支持。第2段起才展开数据。某部门用它把8页材料压到2页，会上通过率反而提高，因为领导在前90秒就抓住了重点。
第二种是「问题-对策式」，适合汇报卡点。按编号列：问题1（影响金额约12万元）、原因、对策、责任人、完成时间。常见错误是把原因写成「沟通不畅」这种空话，改成「审批环节从3级增至5级，平均耗时从2天变6天」才有说服力。
第三种是「时间轴式」，适合项目复盘。按月份横排，每月写2行：做成了什么、没做成什么。第四种是「对比式」，把本期和上期、和兄弟单位、和目标值三组数字并排放，差距一眼可见。第五种是「清单式」，适合事项多但每项都轻的情况。
结构选定后，填充顺序是反的：先填数字，再填结论，最后补背景。数字来源要标清，比如「截至9月30日财务系统导出」，避免会上被追问出处。
篇幅控制有个土办法：每页PPT对应正文不超过200字，整份材料正文控制在1500字以内。超过这个量，说明你在替领导做阅读训练，而不是帮他做决策。
最后留20分钟做减法：删掉所有形容词，删掉「高度重视」「大力推进」这类词，剩下的才是信息。改完通读一遍，问自己：如果只记三句话，是哪三句？把这三句提到最前面。
