一份汇报材料被退回来7次，第8次通过时，我把它从34页砍到12页。领导的原话是：「早这样不就行了。」12页不是拍脑袋，是试出来的。
第1页放结论，3条，每条25字以内。第2页放背景，只写跟结论直接相关的2个事实，别写行业大势。第3到8页是正文，一个结论配2页，每页1张图加3行说明。第9页放风险，列2到3条，每条带应对动作。第10页放预算或资源需求，数字精确到万元。第11页放时间表，按周排。第12页放附件清单。
为什么是12页？我统计过部门近2年的47份材料，10页以内的通过率是78%，11到15页降到54%，16页以上只有21%。超过15页，领导翻到第6页就开始找结论，后面的内容基本白写。
图表有个细节：一页只放1张主图，图下方的说明写「所以呢」，不写「如图所示」。比如「如图所示，销量上升」是废话，改成「销量连续6周上升，主因是9月新增的2个渠道」。
字体和行距别忽略。正文用四号字，行距1.5倍，一页控制在350字左右。字号太小，打印出来看不清；字太多，一页挤600字，读的人眼睛累，印象分先扣一半。
还有一个常见错误：把过程当结果。写「召开座谈会5场、收集意见83条」是过程，写「根据83条意见砍掉2个审批环节，平均办理时间少3天」才是结果。汇报材料里，过程最多占三成篇幅。
时间紧的时候怎么办？先写第1页和第9页，也就是结论和风险，这两页定了，中间的内容按结论顺序往里填。我用这个方法，赶过一次第二天早上8点要交的材料，从晚上9点写到凌晨1点，4小时交稿，一次通过。
