周三下午4点接到通知，周五上午9点要交一份季度经营汇报，很多人第一反应是打开PPT就写。先停一下，花20分钟做五件事，后面能省3小时返工。
第一步，确认听众。是分管副总一个人看，还是7个部门负责人一起听？前者要结论前置、数据说话，后者要背景铺垫、口径统一。同一个议题，两种写法差别能到一半篇幅。第二步，问清时长。15分钟汇报和40分钟汇报，材料页数差3倍，别写完再删。
第三步，翻出上一次同类材料。看看领导在哪些段落批注过、删过什么。常见错误是每次从零起稿，结果同一类问题被退回三四次。把历史批注整理成一页清单，写之前扫一眼。
第四步，先列数据再列观点。比如“营收增长12%”是数据，“增长势头良好”是观点。先把手头能拿到的数字摆出来：同比、环比、目标完成率、绝对值，四类各找2到3个，观点自然浮出来。
第五步，写一句“如果只能记住一件事”的总结句，控制在30字内。这句话放在首页，也放在结尾。测试方法：让同事只看这句，能不能说出你想表达什么。说不出来就重写。
对比一下：不做准备直接写，通常要经历初稿、大改、微调三轮，累计6到8小时；做完这五步再动笔，多数情况两轮内定稿，3到4小时。差距不在文笔，在动笔前的10到20分钟。
还有个细节：汇报材料里每个数字都要标来源和口径。上周有份材料写“客户满意度92%”，被追问是哪个渠道、样本量多少，当场答不上来，整页被要求重做。数字旁边加一行小字注释，成本很低，救场概率很高。
