汇报材料最容易被忽视的是第一页。很多人把背景、目的、过程铺满首页,读者翻完还不知道结论是什么。第一页的任务只有一个:让对方在十秒内知道这份材料要解决什么问题、需要他做什么决定。
比较稳妥的结构是“结论加依据加请求”。先用一两句话给出核心判断,再列出两三条关键依据,最后写清楚希望对方确认、支持或拍板的事项。不要把请求藏在最后一页,读者往往翻不到那里。
第一页还要控制信息量。一页只放一个主结论,配一张能说明问题的图或一组关键数字即可。字号、留白、层级都要为“快速扫读”服务,而不是为“显得内容丰富”服务。
写完第一页后做个测试:把它单独发给同事,问对方看完知不知道要做什么。如果对方答不上来,说明第一页还没完成它的任务,后面的内容再详细也补不回来。