通知是最常见的实用文体，也最容易被写坏。坏通知的共同点是：写的人清楚，读的人糊涂。好通知的标准只有一个：读者看完知道什么时候、在哪里、做什么。
结构上，标题写清事由，开头一句话说明目的，中间分条列出时间、地点、对象、要求，结尾留联系人。不要写成散文，通知是工具，不是作品。
时间要写全。只写“周三下午”不够，要写“周三下午两点到四点”。地点要具体到楼层和房间。模糊的信息会带来大量追问，反而增加沟通成本。
要求要可执行。“请做好准备”是废话，“请提前打印两份材料带到现场”才是要求。每条要求最好都能用“是或否”判断是否完成。
写完站在读者角度读一遍：如果我是第一次看到这条通知，还有没有疑问？有疑问就补上，这就是替读者省事。
