很多人写汇报材料，内容并不缺，问题往往出在结构上。领导看材料的时间有限，如果开头三句话还没把结论说清楚，后面写得再多也容易被判为不合格。结构不是形式，而是帮读者节省注意力的工具。
第一个常见问题是结论后置。有人习惯按时间顺序铺陈过程，把结果放在最后，但汇报材料应该反过来，先给结论，再给依据。读者知道你要说什么，才有耐心看细节。
第二个问题是层次混乱。同一级标题下混着背景、做法、问题和建议，读起来像流水账。比较稳妥的做法是每一层只回答一个问题，标题之间形成递进或并列关系，不要让读者自己去猜逻辑。
第三个问题是重点平均用力。把所有工作都写成同样篇幅，等于没有重点。真正影响判断的内容要展开，常规性工作一笔带过，篇幅本身就是一种信号。
第四个问题是缺少数据支撑。定性描述容易显得空，关键结论后面跟一个数字或对比，说服力会明显不同。第五个问题是结尾没有落点，汇报不是写完就算，最后要明确下一步动作或需要协调的事项。
