跨部门邮件最容易出的问题是：发出去三天没回音。我统计过自己2022年发的跨部门邮件，平均回复时间从2.5天降到0.8天，靠的是把邮件固定成四段结构。每段不超过5行，全文控制在200字以内。
第一段，一句话说清要对方做什么。放在最前面，不铺垫。比如“请市场部在周四前提供Q3活动排期表”。动词开头，时间明确，事项具体。我原来喜欢先写背景再提要求，对方读到第三段才知道要干嘛，回复自然慢。
第二段，给背景，不超过3句。说清楚为什么现在要、用在哪里。比如“Q3预算会定在周五，排期表是测算投放费用的依据”。背景的作用是让对方判断优先级，不是展示你的工作量。超过3句就删。
第三段，列清楚交付物和时间点。用编号，不用段落。1）排期表，含活动名称、起止日期、预算；2）周四18点前发我邮箱；3）如有冲突，周三中午前告诉我。编号的好处是对方可以逐条回复，不会漏。
第四段，写清楚如果对方不做会怎样。这一条很多人省略，其实最有用。比如“如果周四收不到，周五的预算会只能按去年同期估算”。不是威胁，是让对方知道后果，方便他排优先级。
收件人也有讲究。主送一个人，抄送不超过3个。我见过一封邮件抄送11个人，结果没人回，因为都觉得别人会回。主送人要是具体干活的，不是领导。需要领导知会，放抄送，并在正文里点一句“已抄送王经理”。
标题别写“关于XX的邮件”。改成“【需回复】Q3活动排期表-周四18点前”。方括号标动作，事项加时间。我测试过，带【需回复】的邮件回复率明显高一些。
还有一个细节：附件命名。别叫“新建文档.xlsx”，改成“Q3活动排期表-市场部-20230615”。对方下载后不用打开就知道是什么，转发也不会乱。
四段结构用久了有个副作用：写起来快，但容易显得冷。我的处理是在开头加一句人话，比如“上次你给的渠道数据很有用，这次还得麻烦你”。一句就够，多了显得刻意。效率和人情不冲突，顺序是先把事说清楚，再补温度。
