有个做采购的读者统计过自己半年的邮件：带「辛苦了」「麻烦看一下」的邮件，平均回复率三成出头；改过写法的邮件，回复率接近八成。收件人没变，事情没变，变的是邮件本身。
先看一封典型的问题邮件。标题「关于供应商的事」，正文「王经理您好，辛苦了，有个事想麻烦您看一下，附件是我们的需求，方便的时候回复一下，谢谢」。收件人看完不知道要做什么、什么时候要、不做会怎样。这种邮件容易被归到「稍后处理」，然后就没有稍后了。
改法一：标题写清动作和时限。不写「关于供应商的事」，写「需您10月18日前确认A类物料3家报价」。标题是收件人唯一一定会看的部分，把动作、对象、时间放进去。
改法二：第一句说请求，不说客套。开头直接写「请协助确认附件中3家供应商的报价是否可接受」，客套话放结尾或不放。收件人一天几十封邮件，先看到请求才知道要不要往下读。
改法三：给选项，不给开放题。别写「您看怎么处理合适」，写「方案A当天到货但贵8%，方案B便宜但晚两天，我建议A，因为产线周六要用」。对方回一个「同意A」只要3秒，回一个开放题要思考5分钟，多数人会选择先放着。
改法四：附件说清是什么。别只写「详见附件」，写「附件1是报价对比表，共1页；附件2是合同草案，只需看第3条付款方式」。告诉对方看哪、看多久，打开率会高不少。
改法五：结尾写清下一步。不写「谢谢」，写「若明天中午前未收到回复，我将按方案A推进」。这句不是威胁，是给对方一个明确的默认选项，避免事情卡在「等回复」上。
还有几个细节。抄送要克制，抄送五个人以上，每个人都会觉得「总有人会回」。超过三个问题就分条编号，别写成一整段。涉及金额、日期、责任划分的，邮件里写清楚，别只在微信里说，微信记录翻起来太费劲。
最后一点：重要邮件发之前自己读一遍，问一句「对方看完知道下一步做什么吗」。答不上来就重写。邮件不是表达态度的场合，是推动事情的工具有没有把动作写清楚，比措辞客不客气重要得多。
