初稿写完只是完成30%，剩下70%在改。我经手的材料平均改6轮，每轮只盯一个目标，混在一起改容易越改越乱。下面是6轮清单，可以直接照着走。
第1轮：删。目标是把字数压掉20%。操作方法是逐段问“删掉这段，结论受影响吗”，不受影响就删。形容词、副词、过程描述优先删。一份3000字的稿子，这一轮通常能删到2400字。常见错误是舍不得，觉得每句都重要，结果重点被淹没。
第2轮：调顺序。把结论和请求提到前面，把背景和过程往后放。检查方法：只看每段第一句，能不能连成一段通顺的话。不通就调段落。这一轮不改句子，只搬段落，控制在30分钟内完成。
第3轮：补数字。每个观点后面找支撑数，找不到就删观点。数字要带口径和时间。这一轮最容易发现“看起来有理其实没证据”的句子。我上周改一份材料，补了7个数字，删了4个没有数据支撑的判断句。
第4轮：改句子。长句拆短，被动改主动，模糊词换具体词。“进行了优化”改成“把审批从5步减到3步”。每段留一个短句收尾，读起来有停顿。这一轮花的时间最长，通常占全部改稿时间的一半。
第5轮：查一致性。数字前后要对得上，同一个概念用同一个词，时间口径统一。常见错误是第2页写“完成率92%”，第5页写“完成九成”，读者会怀疑数据。标题和正文也要对得上，标题说3个方法，正文不能只有2个。
第6轮：念一遍。出声读，卡壳的地方就是需要改的地方。念的时候计时，超过预定时间的部分压缩。最后一轮还要检查格式：字号统一、表格不跨页、页码正确、附件齐全。
六轮之外还有两个习惯：一是隔夜改。当天写完的稿子第二天早上看，能多发现30%的问题。二是找人读。找一个不熟悉背景的同事，让他读完复述重点，复述不出来的部分就是没写清楚。
对比一下：不改直接交的稿子，退回率大约60%；走完6轮的稿子，最近20份只退回了1份。改稿不是文字功底问题，是流程问题。把6轮拆开，每轮只做一件事，比一次性从头改到尾效率高得多。下次写完别急着交，先按清单走一遍，哪怕只走前3轮，效果也明显。
