带过6个新人，会议纪要返工率最高的错误不是漏内容，是写太多。一场90分钟的会，纪要写了3页，领导批「看不出定了什么」。3个必写、2个不写，返工率降到不足10%。
必写一：决议。每条决议一句话，主语加动作加时间。比如「市场部在4月20日前提交活动方案终稿」。不要写「会上讨论了活动方案」，讨论不是决议。一场会真正的决议通常不超过5条，超过说明会没开好。
必写二：待办。格式统一为「事项＋负责人＋截止日」。常见错误是只写事项不写人，或者写「相关同事跟进」。责任人写1个名字，写2个等于没人负责。截止日写到具体日期，不写「下周」「尽快」。
必写三：分歧。没达成一致的点要写下来，注明各方观点和下次讨论时间。比如「关于预算是否含物料，财务认为应单列，市场认为应合并，5月8日再议」。分歧不写，下次开会重新吵一遍。
不写一：讨论过程。「张三说……李四认为……王五补充……」这类流水账占篇幅不产信息。除非讨论本身产生了新方案，否则只记结果。
不写二：已知背景。会议开头介绍的项目背景、行业情况，参会人都知道，纪要里再写一遍是凑字数。纪要发给没参会的人看时，附一句「背景见上次纪要」即可。
格式上，一页纸原则。决议3到5条、待办5到8条、分歧1到2条，加上会议时间地点参会人，A4一页放得下。超过一页，说明该拆成两份文件：纪要和详细记录。
发送时间也有讲究。会后24小时内发出，超过48小时，大家对细节的记忆开始分叉，容易引发「我当时不是这么说的」。发送时抄送所有参会人加1位上级，抄送上级是让决议有约束力，不是打小报告。
一个细节：待办事项在下次开会前1天单独发一次提醒，只发待办列表，不发全文。这个小动作让待办完成率从六成提到九成。
