一场90分钟的会，纪要写了1200字，参会人看完还是不知道要做什么。这是会议纪要最常见的失败：记录了谁说了什么，没记录会议决定了什么。我后来固定用3步提炼法，把纪要压到400字以内，行动项清晰率明显提升。
第一步，会中只记三类信息：决定、分歧、行动。决定写「定了什么」，分歧写「没定什么、卡在哪」，行动写「谁、做什么、什么时候」。其他内容一律不记，包括寒暄、重复观点、跑题讨论。准备一张三列表格，会中往里填，比事后回忆靠谱。
第二步，会后15分钟内成稿。超过这个时间，记忆衰减，细节开始模糊。15分钟里只做两件事：把三列内容整理成三段，给每个行动项补上验收标准。验收标准要可判断，比如「周三前提交初稿，含3个方案对比」，而不是「尽快推进」。
第三步，发出去之前做减法。删掉所有形容词和过程描述，只留名词、动词、数字、时间。我做过对比：同一场会，A版纪要650字，B版380字，B版的行动项完成率反而高，因为没人需要在长文里找自己的任务。
格式上建议三段式。第一段「本次决定」，列2到4条；第二段「待定事项」，列1到3条并标注卡点；第三段「行动项」，表格呈现，三列：负责人、事项、截止时间。超过5个行动项的会，说明会开得有问题，不是纪要能补救的。
常见错误有三个。一是把讨论过程当结论写，读者要自己判断；二是行动项没写负责人，写成「相关同事跟进」；三是纪要发得太晚，超过24小时，行动项已经错过启动窗口。
一个细节：纪要末尾加一句「如有异议，请在今天18点前回复，否则默认按此执行」。给沉默设定默认值，减少扯皮。会议的价值在会后落地，纪要是那个把口头共识变成文字契约的东西。
