一封邮件发给12个人，正文800字没有分段，附件命名“新建文档(3).docx”，三天后没人回复。邮件写作的问题往往不是内容不够，是结构让人读不下去。
规则一：标题写清三要素——项目、事项、需要的动作。反面例子“关于项目的通知”，正面例子“华东仓搬迁：需你在周四前确认3台设备的断电时间”。收件人扫一眼标题就知道要不要现在处理。规则二：第一段给结论。把“经过多方沟通、反复讨论”删掉，直接写“搬迁定在9月14日，需你部门配合两件事”。
规则三：正文分块，每块不超过5行。超过5行就拆段或改用编号。规则四：收件人分三档——需要行动的放“收件人”，需要知会的放“抄送”，只需要存档的放“密送”或者干脆不发。常见的错误是把全组20人都放收件人，结果谁都觉得别人会回。
改写实例一。原邮件开头“您好，关于上次会议提到的事项，我们进行了研究，现将有关情况汇报如下”，改写“上次会议定的3件事，目前完成2件，第3件卡在预算审批，需要你周五前推动”。字数少一半，信息多一倍。
改写实例二。原邮件结尾“如有问题请随时联系”，改写“请在周四18点前回复确认；若周四前无法确认，默认按方案A执行”。给出默认选项，能减少大量“我再看看”的拖延。改写实例三：把5个附件合并成1个压缩包，命名“20240910-华东仓搬迁-设备清单V2”，正文里写“重点看第2个表，第7行数据有更新”。
改写实例四。拒绝类邮件别写“这个我们做不了”，写“按当前排期，9月完成需要增加2人；若不加人，最早10月15日交付。你更倾向哪种？”把拒绝变成选项，关系不僵，事情也推进了。
最后两条习惯：发送前通读一遍，重点查三样——数字对不对、附件带没带、收件人有没有漏或多；重要邮件设置“延迟发送”5分钟，给自己一个撤回窗口。一年下来，因邮件误发造成的麻烦，能少掉大半。
