先看一段原稿：「本周我拜访了三家客户，了解了他们的需求，也介绍了我们的产品，客户表示会考虑，后续继续跟进。」68个字，读完不知道客户是谁、需求是什么、下一步做什么。这不是态度问题，是结构问题。
改法分三步。第1步，把事实抽出来：三家客户分别是什么行业、什么规模、谁见的、谈了多少分钟、对方原话说了什么。第2步，把事实按「进展—障碍—下一步」分组。第3步，每组建一句主句加一句支撑。改写后：「本周拜访3家客户（两家制造、一家物流），均卡在预算审批。制造A客户明确说Q1没预算，最早4月；物流B客户愿意试用，但要求先做一次现场演示。下周三前给B客户排演示，A客户4月初再跟。」93个字，信息量翻了几倍。
对比两种写作习惯。习惯一：边想边写，句子越写越长，一段超过200字。习惯二：先列三个短句提纲，再各扩一句。前者改起来费劲，后者初稿就成型。建议动笔前花两分钟写提纲，能省二十分钟修改。
具体技巧有四条。一，一句一个动作，超过25字就断开。二，把抽象词换成可验证的词：「加强了沟通」改成「每周五发一次进度表」。三，数字优先：能写「3家」不写「多家」，能写「两周」不写「近期」。四，删掉程度副词，「非常」「十分」「进一步」，删完意思不变就说明本来多余。
案例：一位做运营的读者写周报，原来每周写800字，领导只回「收到」。改成「三件事、三个数、一个求助」的格式后，字数降到300字，领导开始追问细节。她的格式是：本周完成三件事（各一行）、三个关键数字（各一行）、一个需要协调的问题（两行）。
常见错误清单：开头写「随着……的发展」；每段以「为了」起句；把会议过程当成果写；结尾写「持续跟进」却不写谁在什么时间做什么。这四类占了我改稿问题的七成以上。
还有个小方法：写完隔两小时再读，专找「可以删掉而不影响意思」的词，一般能删掉15%到20%的字。删完再读一遍，如果更顺，说明删对了。
最后给个量化标准：工作邮件150字以内，周报300到500字，方案正文每节不超过600字。超过就拆小节，加小标题。读者是按小标题跳读的，不是从第一行读到最后一行的。
