职场写作的最高效率，是三句话讲完一件事。超过三句，对方就要开始找重点。以下模板适用于绝大多数邮件和即时消息。
第一句，说事由。“关于周五客户拜访的安排，需要你确认两点。”一句话交代背景和目的，对方立刻知道这封信要干嘛。
第二句，说核心内容。把最关键的信息、请求或结论放这里，能一条说清就别分两条。涉及多个事项时用编号，一二三列清楚。
第三句，说下一步。明确谁在什么时候做什么。“请在周四下班前回复”，比“望尽快答复”有效得多。
如果是复杂事项，三句之后再加附件或详情链接，正文不展开。正文越短，附件越会被认真看。
语气上，去掉客套堆砌。“百忙之中”“不胜感激”偶尔用可以，每封都用就成了噪音。直接、礼貌、有边界，是职场写作最好的风格。
