每周五下午4点前，把本周所有工作记录倒进一个文档，先别删。我见过一位项目经理，原始素材写了3200字，最后汇报材料只有480字，领导反而夸他条理清楚。压缩的前提是素材够多，不是一开始就憋一页纸。
第一步，给每条记录标一个动词开头的短句，比如「完成客户A方案第三版」「协调测试环境延期2天」。第二步，把所有短句按「结果、进度、风险、需求」四类分堆。第三步，删掉只有过程没有结论的条目，比如「参加了3次评审会」单独存在没有意义，要改成「评审会确定接口方案，减少返工约5人天」。
对比两种写法。A版本：「本周推进了项目相关工作，与多方沟通，整体进展顺利。」B版本：「支付模块联调完成80%，剩余2个接口因对方排期延至下周三；风险是测试数据不足，需协调2名同事支援半天。」B版本没有形容词，但领导能立刻判断要不要介入。
数字要具体到可验证。不要说「大幅提升」，说「页面加载从3.2秒降到1.8秒」；不要说「多次沟通」，说「与财务、法务各沟通2轮，共4次」。价格区间也一样，预算写「3万至5万元」比写「预算待定」更容易拿到决策。
常见错误有四个：一是把日报直接拼接当周报；二是风险藏在最后一段；三是每件事都写，没有优先级；四是用「进一步」「持续」这类词填充篇幅。改法很简单，把风险提到第二段，每段只留一个核心结论。
汇报材料的开头用一句话说清「本周最重要的一个变化」。比如「本周最关键的变化是上线时间从月底提前到25号」。后面再展开支撑信息。领导读材料的时间通常只有90秒，第一段决定他会不会往下看。
结尾不要写「继续努力」。写清楚下周的三个动作和需要的支持，每个动作带时间和负责人。例如「下周二前完成压测报告，负责人张三；需要运维同事周三上午配合一次扩容演练」。这样的结尾让汇报变成下一步行动的起点。
