很多人写汇报材料喜欢按时间顺序罗列：周一做了什么，周二做了什么。领导看完一头雾水，不知道你想表达什么。问题出在没有结论先行。
更有效的结构是：第一段直接给结论或核心诉求，比如“本月项目进度滞后两周，需要协调两名开发支援”。后面再展开原因、数据、方案。领导时间宝贵，先让他知道该关注什么。
展开部分建议用“总—分—总”的结构。中间的分论点控制在三到五条，每条前面加小标题或序号，方便快速扫读。超过五条就该合并归类了。
数据是汇报的硬通货，但别堆砌。挑最能说明问题的两三个指标，配上对比，比如“环比下降百分之十五”，比单看绝对值更有冲击力。
说到底，汇报材料不是日记，是决策辅助工具。每写一段都问自己：这段能帮领导做判断吗？不能就删。
