上月评审会，一份32页的材料讲到第14页被叫停，领导说「后面不用讲了，把结论页发我」。同一内容，另一位同事用8页讲完，15分钟通过。页数不是关键，顺序才是：先给结论，再给证据，最后给附录。
删减按固定顺序做，不要凭感觉。第1步删背景介绍，超过1页的部分砍到3行；第2步删过程描述，把「我们做了A、B、C」改成「3个动作后错误率从8%降到2%」；第3步删重复图表，同一数据只留1张；第4步删形容词，把「显著提升」换成具体数字。四步做完，30页通常剩10至12页。
三个保留原则。原则一，保留能被追问的数字。每个关键结论后面至少有1个可查来源，如「样本量200单，统计周期2周」。原则二，保留决策点。材料里必须有1页写「需要确认的2件事」，没有决策页的材料等于没写完。原则三，保留失败记录。写1段踩过的坑和修正动作，比10页成绩更能建立可信度。
结构上做对比。差的目录：项目背景、调研过程、方案设计、实施步骤、成果展示、后续计划，六段平均用力。好的目录：结论1页、依据3页、方案对比2页、风险与请求1页、附录1页。前者像流水账，后者像决策书。
举一个具体例子。原第6页写「我们调研了3个部门共15人，形成调研纪要8000字」，删减后变成一句话加一个表：「访谈15人，3个部门，主要分歧在审批层级，见下表。」节省约0.8页，信息量不减。
图表处理有3个常见错误：第1，一页放4张图，每张都小到看不清，改成一页1张主图；第2，图例用5种颜色，投影后难分辨，控制在3种以内；第3，标题写「数据统计图」，改成结论句，如「延迟主要集中在周三至周五」。
时间分配建议：写初稿占40%时间，删减占40%，演练占20%。很多人反过来，初稿写3天，删减留1小时，结果页数压不下来。实操时给自己定硬指标：正文不超过8页，每页不超过3个要点，每个要点不超过2行。超标就删，不讨论。
最后一步，把8页材料打印出来，用红笔圈出每页最想让人记住的1句话。圈不出来，这页就该删。
